Saludos y Presentaciones en el Protocolo Internacional

Como lo prometido es deuda, os paso a explicar algunas normas generales en cuanto al saludo y a la presentación que hagamos en nuestras reuniones internacionales, aunque hay variantes dependiendo del país, la cultura…

Saludos y Presentaciones en el Protocolo Internacional

Citaré por ejemplo que aunque no conozcamos el idioma del interlocutor es interesante aprenderse algún saludo y palabras de despedida con las cuales transmitiremos interés en aprender cosas de su cultura.

La distancia física entre las personas que se saludan también es diferente. En el mundo occidental la distancia es de un metro y medio aproximadamente, en la cultura asiática es mayor, mientras que en los países árabes tiende a ser más corta que las dos anteriores.

En cuanto al tema del beso, esta práctica está poco extendida en el mundo de los negocios. En los países árabes si es normal incluso entre los mismos hombres pero no con extranjeros. En los países latinos se usan entre mujeres y entre hombres y mujeres si ya se conocen. No son besos en realidad sino “bises”, tres en Francia y dos España, Italia y América Latina.

Por último os dejo unos “consejillos” sobre el apretón de manos, que parece sencillo pero tiene su “intríngulis”:

• Debemos dar la mano a todos los presentes.
• Las mujeres debemos tomar la iniciativa, salvo con personas de mayor rango, extendiendo la mano tanto a hombres como a mujeres.
• En Centroeuropa hay que dar la mano al reencontrarse, aunque el tiempo de separación haya sido corto.
• Los japoneses dan la mano con gesto firme acompañado de una ligera inclinación de cabeza que debe corresponderse.
• En los países árabes el apretón de manos es menos firme y dura más tiempo.
• En América Latina también se utiliza un apretón de manos largo.

Fuente: “Protocolo empresarial internacional” de GlobalMarketing

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Protocolo Internacional en los negocios

Cuando se realizan negocios en un país extranjero es necesario cierto conocimiento de las reglas y comportamientos que se consideran aceptables en las relaciones sociales y profesionales.
La importancia del protocolo en los negocios internacionales tiene una relación directa en el tipo de cultura con la que nos relacionemos.
El ejecutivo internacional tiene que estar especialmente atento a lo temas de protocolo cuando se negocia con países con culturas en las que las actitudes y las circunstancias son más importantes que lo que realmente se dice.

En este post sobre protocolo indicaré las generalidades de los puntos más importantes que iré desarrollando en post posteriores:

Saludos y Presentaciones
En el primer encuentro con una persona de otro país se debe tener especial cuidado a lo que se hace y se dice. La primera impresión sólo se produce una vez, pero se suele recordar durante mucho tiempo.

Nombres y Títulos
Es uno de los aspectos más delicados en el protocolo internacional. Cuanto más lejana es la cultura más diferencias habrá en este sentido.

Organización de reuniones
La responsabilidad en la organización de la reunión corresponde al anfitrión.

El Tiempo y la puntualidad
Este aspecto depende de las culturas, pues unas son más flexibles que otras.

El intercambio de tarjetas
La forma en la que se entregan y reciben las tarjetas varía según las culturas.

Comunicación verbal y no verbal
La forma de comunicarse también tiene relación con la educación y la cortesía por lo que deberemos adaptarnos al protocolo de cada país.

Comidas de negocios y propinas
Tendremos en cuenta los horarios, alimentos permitidos o no, uso de cubiertos y temas que se pueden tratar o no en dichas situaciones.

Regalos
Es importante conocer y comprender las costumbres que tienen los países sobre el intercambio de regalos en las relaciones de negocios, pues en unos aceptan, en otros no, en unos deben ser modestos, en otros son una obligación…

Formas de vestir
La forma de vestir es un componente más del protocolo y tiene su importancia ya que se relaciona directamente con la imagen y el estatus social que transmite una persona.

Fuente: “Protocolo empresarial internacional” de GlobalMarketing

 

 

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Como preparar un evento (3ª parte)

FASES 

Podemos distinguir varias fases en la elaboración de un evento:

-PREPARACIÓN 

• Definir nuestros objetivos

Saber qué es lo que queremos para poder diferenciarnos de forma positiva de nuestros competidores.

• Público

Hacer un listado de las personas que queremos que asistan  y cuales serán nuestros posibles ponentes, de manera que la gente esté interesada en asistir.

• Presupuesto

Es uno de los puntos más importantes, pues no solo debemos saber la cuantía de lo que nos podemos gastar, sino también la posibilidad de que al final evento haya sido rentable.

• Lugar y Fecha

Después de tener clara la fecha del evento, deberemos ir buscando el lugar donde se va a celebrar. Tendremos en consideración la época del año, hora, zona geográfica, número de asistentes, requerimientos generales de la empresa….

Si la duración del evento fuera de más de una jornada sería recomendable hablar con hoteles para que los asistentes que lo necesitaran pudieran hospedarse.

• Programa

Después de decidir el sitio y la fecha, diseñaremos un programa, teniendo en cuenta tipo de papel, colores, logos, tipo de letra, formatos generales, cantidad….

• Medios técnicos y auxiliares:

Preparación de logos, carteles, audiovisuales, traducción simultánea, megafonía….

• Publicidad

Dependiendo de nuestro presupuesto y del público al que vaya dirigido  hablaremos con los dios de comunicación (Radio, televisión, representantes de Redes Sociales o prepararemos notas de prensa.

• Proveedores

En función de nuestras necesidades buscaremos a proveedores que nos surtan de todo aquello que necesitemos, audiovisuales, traductores, publicidad (Tarjetas e invitaciones), catering, azafatas…

• Envío de invitaciones

Comunicar a los asistentes la celebración del acto y posteriormente confirmar su asistencia a fin de poder tener una idea aproximada del número de personas que asistirán.

Ésto requiere un muy buen trabajo de equipo para que no haya duplicidades en el envío de invitaciones (las cuales se habrán basado en unos datos fiables procedentes de bases de datos actualizadas con nombre, cargos y tratamientos….), fecha concreta del envío para que a los futuros asistentes les dé tiempo a planificar su agenda…

Primero definiremos si la asistencia al evento será por pre-inscripción  o por invitación. Si es por pre-inscripción  fijaremos el precio del mismo y las diferentes formas  para realizar el pago y pasos a seguir. Si es por invitación comunicaremos la celebración mediante el envío de una invitación física o correo electrónico y posteriormente se solicitará la confirmación de asistencia.

•  Extras

Si anotamos todo aquello que nos puede ser útil como llevar unas tijeras, tarjetas de visitas, pen-drive, servilletas extra nos vendrá muy bien, pues son cosas casi insignificantes pero en ciertos eventos, la falta de alguno de éstos elementos lo podemos echar en falta.

 

 

 

-EJECUTIVA

 

Es el día del evento. El día más importante, el momento en el que todo nuestro trabajo se verá recompensado. Ya desde primera hora del día tendremos que revisar o delegar ciertas tareas, pero siempre hay que REVISAR

– Montaje de sala (sillas, mesas…). Debería quedar montado todo el día anterior.

– Colocación de carteles con nombres junto con blocks, bolígrafos, botellas de agua..

– Distribución del personal y último ensayo de actuación de cada colectivo.

– Pruebas definitivas de sonido, video y traducción

– Llegada de asistentes y acreditaciones

– Presentación de ponentes

– Desayuno/Coffe Break, Almuerzo…

– Clausura

– Despedidas

– Cierre

 

-CONCLUSIONES

Se hará un análisis de resultados para poder repasar los aspectos más interesantes y sacar conclusiones, así como un estudio también económico del mismo.

 

 

 

 

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Como preparar un evento (2ª parte)

 

PUNTOS CLAVES

A la hora de organizar un evento, la Secretaria debe considerar el tipo de reunión que está preparando.

Para ello debemos tener en cuenta una serie de datos:

 

• Objetivo: Tenemos que saber el qué, porqué y para qué del evento. Qué es lo que vamos a querer comunicar y con qué propósito.
• Tipo: Desayuno- Comida- Cena de empresa, reunión de Comité, Junta Directiva,  Asamblea General,  Seminarios, encuentros de negocios. Eventos comerciales, culturales, institucionales o sociales.
• Presupuesto: Es de los puntos más importantes, pues de él dependerá en gran medida el camino a seguir en la preparación del evento.
• Lugar: Dependiendo de lo que vayamos a celebrar y el momento deberemos elegir entre sitios convencionales cerrados (salón de un hotel) o al aire libre o lugares fuera de lo común.
• Fecha: Investigar que no se realicen eventos del mismo sector ese día o que no caiga en una fecha en la que  por diferentes motivos la asistencia no pueda estar asegurada.
• Asistentes y Ponentes: Conoceremos los datos más relevantes de los asistentes y sería interesante contactar con las secretarias de aquellos que las tengan para que nos pudieran dar información de primera mano.
• Aspectos técnicos: Estudiar con detenimiento todo aquello que podamos necesitar, como traducción simultánea, pantallas, audio WIFI, equipos de proyección, transporte, iluminación…. 

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Como preparar un evento (1ª parte)

CARACTERÍSTICAS DEL ORGANIZADOR

 

La preparación de eventos corporativos es una dura tarea que puede generar estrés por el deseo de que ésta salga lo mejor posible, aunque al final nos resultará hasta divertida si el evento sale como esperamos.

La persona que se encargue de su preparación, en este caso la Asistente o Secretaria debe tener unas determinadas actitudes:

 

•        Capacidad de trabajo en equipo, pues en el evento interactúan muchos tipos de profesionales (azafatas, restauradores, comerciales, prensa, auxiliares…)

•        Flexibilidad para adaptarse a situaciones imprevistas

•        Capacidad de planificación

•        Optimismo

•        Creatividad

•        Detallista sin perder de vista el evento en su conjunto

•        Estrategia

•        Y sobre todo, una gran SONRISA!!

 

 

Durante el evento, el organizador no puede relajarse. Debe estar pendiente en todo momento de la evolución, necesidades y requerimientos de los asistentes y ponentes.

Debemos ser invisibles, aunque estar siempre al tanto ante cualquier emergencia o necesidad que surja.

Después del evento, sería interesante  agradecer a los ponentes su asistencia y solicitar un feedback de lo acontecido. Reunirnos con el equipo organizador para analizar el evento y aprender de los errores o felicitarnos por nuestros logros.

 

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¿Cómo organizar de una forma sencilla un viaje de empresa?

Las secretarias por lo general son responsables de llevar la agenda de  los ejecutivos y se encargan de la planificción de viajes y de garantizar que todo lo relacionado con dicho viaje se cumpla.

Entre las funciones de una secretaria general, se incluyen los preparativos de viaje para su jefe y/o empleados.

 

Planificación

Cuando nos comunican que nuestro jefe tiene que viajar, lo primero que tenemos que saber es la fecha exacta del viaje y determinar si alguna persona más de la empresa va a ir con él.

Habrá que conocer el presupuesto que hay para los gastos, bien poniéndose en contacto con el departamento de contabilidad o con el departamento correspondiente (todo depende del tipo de empresa).  Averiguaremos qué hoteles están por la zona en la que se realizará el viaje, preferencias, gustos, necesidades, disponibilidad de habitaciones y haremos un cálculo total de los gastos.

 

 

Preparación

Cuando sepamos el número de días y las personas que viajarán, podemos empezar a realizar las reservas o ponernos en contacto con una agencia de viajes. Si conocemos las preferencias de nuestros jefes o compañeros a la hora de realizar un viaje, como cual es su asiento favorito, business/turista o tipo de hotel (si no fuera el caso lo deberemos preguntar), es más fácil la elección. Algunas empresas pueden tener un departamento que prepara todo lo relacionado con el viaje y el itinerario, y les seremos de gran utilidad gracias a los datos que les hemos proporcionado, pero siempre es obligación nuestra llevar un control de dichas reservas, para confirmar que sean correctos.

 

Últimos preparativos

Mientras nuestro jefe está fuera debemos estar atent@s a las  necesidades, novedades y cambios de última hora durante el viaje.

Entrega a tu jefe y demás personas del viaje una copia impresa del itinerario para que tengan claro la planificación diaria. Deberemos indicar las direcciones de hoteles y reuniones. Tenemos que saber también cómo va a acudir al aeropuerto o a la estación y si en el lugar de reunión van a recogerles o no  y quienes. Si se nos presentara el caso de tener que alquilar un vehículo se lo avisaríamos y contrataríamos nosotr@s el servicio.

Tenemos que ser conscientes de la importancia de una buena planificación y seguimiento del itinerario previsto.

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Orden: Ahorraremos tiempo y seremos más productivos

 

 

Organiza bien tu escritorio y tus documentos y ahorra hasta una hora cada día.

Estamos convencidos de que dedicar tiempo a organizar nuestras cosas es tiempo mal invertido y no es así, por el contrario, cuanto más organizado estés más tiempo tendrás para realizar más cosas que te interesen.

 

¿Está tu escritorio en orden como para encontrar cualquier cosa en cuestión de segundos? ¿O tienes todo apilado y en desorden como si un ladrón hubiera buscado cosas valiosas en tu escritorio? Desgraciadamente, cuando vemos un escritorio desordenado y con documentos apilados por doquier, asociamos esta imagen con la de un ejecutivo productivo, efectivo y eficiente y eso no es cierto.

Lo que el orden puede hacer por ti y por tu tiempo no te lo puedes imaginar hasta que lo haces y te das cuenta de lo fácil que es trabajar, buscar documentos, tomar decisiones y de verdad, ser productivo y eficiente.

 

¿Cuántas veces a punto de comenzar una junta importante, buscas un documento donde tienes la información que necesitas y no sabes dónde lo pusiste? Creo que la pregunta clave para saber si eres una persona organizada sería ¿Cuánto tiempo pasas buscando cosas que no sabes dónde las dejaste?

 

Si quieres estar al día en tu vida y organizarte de vez en cuando para comer con tu familia entre semana o realizar alguna labor de ocio, sigue estos 9 pasos que te ayudarán a organizarte:

 

1. Planea una cita contigo mismo.

Escríbela en tu agenda y cúmplela.

 

2. Sin interrupciones.

Conecta el buzón del teléfono y no lo levantes. Cierra la puerta de tu oficina (o si estás en tu hogar la de la habitación que utilices).  Avisa a tu secretaria (o a la familia) que no deseas que te interrumpan.

 

3. Ten a la mano una papelera.

El sesenta por ciento de lo que encuentres en tu escritorio generalmente se puede tirar después de revisarlo. Sólo quédate con lo estrictamente necesario. Y no caigas en la tentación del «lo puedo necesitar».

 

4. Contesta estas tres preguntas.

Con cada papel o documento que revises hazte estas tres preguntas:

¿Qué es ésto?

¿Por qué lo tengo?

¿Qué voy a hacer con ésto?

Si no consigues una respuesta válida, TÍRALO…

 

5. Archiva tus papeles.

Crea tus carpetas para archivar correctamente tus documentos y etiquétalas para encontrarlas fácilmente. Los aparatos que existen actualmente para etiquetar son maravillosos, cómprate uno!

 

6. Haz una lista de tus labores pendientes

Escribe tus labores pendientes en una hoja tamaño carta o en el PC, donde más te guste… pero que la tengas a mano para estarla revisando continuamente.

 

7. Mantén el orden.

Todos los días cuida que tu escritorio se mantenga en orden. Solamente ten a mano los documentos de la actividad que estés realizando, cuando acabes, guarda y ordena antes de comenzar otro asunto. Al no mezclar muchos asuntos permites que tu mente se enfoque en el que estás atendiendo.

 

8. Dedica un espacio para tus tareas pendientes.

Coloca ahí todos los documentos del día que van llegando y que debes resolver hasta que los puedas revisar o atender.

 

9. Revisa tu lista de tareas diaria.

Al comenzar o terminar el día, revisa la lista y organiza en tu agenda lo que vayas a realizar.

Con estas sencillas reglas lograrás no sólo poder ahorrar hasta una hora al día, y en algunos casos hasta más, sino que serás más productivo, tu mente estará despejada y tus decisiones serán más acertadas.

 

Fuente: http://www.organizateya.com/ahorra.htm

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